Ryhmänjohtajan tietopankki
Toimintasuunnitelma
- Toimintasuunnitelma tehdään aina ennen syys- ja kevätkauden alkua ohjelmajohtajan jakamalle pohjalle
- Toimintasuunnitelmaan merkitään ryhmän kaikki syys-/kevätkauden kokoukset, retket, tapahtumat, kilpailut sekä suoritettavat merkit
- Ohjelmassa saa käyttää luovuutta, mutta sen tulee noudattaa partioihanteita ja olla ikäkausiohjelman mukaista
Toimintasuunnitelmassa on koko kauden aikana tavoiteena (eli hajauta nämä tavoitteet syksyn ja kevään toimintasuunnitelmiin):
- Järjestää laavuretki
- Järjestää (1-2) kämppäretkeä
- Osallistua yhteen partiotaitokilpailuun
- Osallistua yhteen SVPR-tapahtumaan
- Osallistua yhteen PäPan/SP:n tapahtumaan
- Toteuttaa ryhmän kanssa kokouksessa/retkellä partion ohjelmapainotuksen mukainen aktiviteetti. (Lisätietoa löydät täältä.)
Kokouksen suunnittelu
- Aloita kokouksen suunnittelu ajoissa, hyvin suunniteltu on puoliksi valmis
- Jaa vastuuta johtajaparin kanssa tasaisesti
- Ohjeita ja vinkkejä suunnitteluun osoitteessa https://partio-ohjelma.fi/
- Ohjelmassa saa käyttää luovuutta, mutta sen tulee noudattaa partioihanteita ja olla ikäkausiohjelman mukaista
Raportointilomakkeet
- Retkien, tapahtumien, kisojen ja erityiskokousten jälkeen täytetään raportointilomake, joka löytyy lippukunnan Drivesta ja täältä.
- Jokaisesta ryhmän SP:n, PäPan ja SVPR:n tapahtuma- ja kilpailuosallistumisesta täytetään raportointilomake, jos ryhmä käytti rahaa osallistuessaan siihen. Jos raha ei liikkunut tapahtuman osalta, rapotointilomaketta ei tarvitse täyttää. Jos koko lippukunta osallistui kyseiseen tapahtumaan, rapotointilomaketta ei tarvitse täyttää esimerkiksi: kesäleirit ja lippukuntien yhteiset retket.
Toimintakertomus ja toiminnan raportoiminen
- Ryhmän kokousten, retkien ja tapahtumien osallistujamäärä ja kauden tapahtumien ajankohdat merkitään Excel raporttiin
- Toimintakertomuksen fiiliskysely tehdään aina syys- ja kevätkauden päätteeksi
- Excel-raportointi ja raportointilomakkeet tulee tehdä syys- ja kevätkauden lopussa
- Varmistathan Exceliin rapotoidessasi, että olet täyttänyt raportointilomakkeen kaikista kirjaamistasi tapahtumista.
- Täytetty raportointilomake lähetetään sähköpostitse ohjelmajohtajalle sekä talousvastaavalle
Uuden jäsenen liittymisohje
- Ohjaa partioon liittymisestä kiinnostunut henkilö lippukuntamme nettisivujen alasivulle “LIITY!”
- Nettisivuilla on selkeät ohjeet joiden avulla EVP liittyy helposti partioon
- Apua voi kysyä tarvittaessa jäsenrekisterivastaavalta
Viestintä
- Vanhemmille viestintä tulee olla informoivaa ja ajan tasalla pitävää
- Jaa vastuuta yhdessä johtajaparin kanssa
- Ryhmällä saa olla omia sisäisiä viestintäkanavia, mutta ryhmän sähköpostilistaa saa käyttää myös viestinnässä
- Koko lippukunnan someohjeistukset löytyvät lippukunnan Drivesta kohdasta viestintä
- Ryhmän omissa somekanavoissa voi hyödyntää lippukunnan ohjeistuksia halutessaan, mutta erityisen tarkka tulee olla kuvauslupien kanssa
Lippukunnan kalenterin päivittäminen
- Jokaisen ryhmän KAIKKI tapahtumat on merkittävä lippukunnan kalenteriin.
- Normaaleja viikkokokouksia ei merkitä tapahtumakalenteriin (poikkeuksellisina päivinä olevat viikkokokoukset merkitään!)
- Sinulla tulee olla puhelimessasi Google Calendar -sovellus.
- Kirjaudu JDA-tunnuksillasi sovellukseen.
- Tarkista, että "Jeanne d'Arc" niminen kalenteri näkyy kalentereissasi. Käyttöoikeudet kalenteriin saa lippukunnanjohtajalta.
- Tapahtuman luominen:
- Paina + Tapahtuma/Event
- Nimeä tapahtuma: OMAN RYHMÄN NIMI ISOLLA, Laavuretki/Kämppäretki/Päiväretki/Kilpailu/Jne
- Valitse oikea ajankohta ja kellonaika (retket voi merkata "koko päivä"/"all day")
- Värit perinteisesti: Sudarit-Keltainen, Seikkailijat-Oranssi ja Tarpojat-Lila