Tietosuojakäytäntö | Jeanne d'Arc

Tietosuojakäytäntö – Lippukunta Jeanne d’Arc r.y.

Päivitetty: 22.2.2023

Tämän dokumentin tarkoitus on välittää Lippukunta Jeanne d’Arc r.y.:n tietosuojan periaatteet yhdistyksen jäsenille ja heidän huoltajilleen sekä yhdistyksen henkilörekisteriä käsitteleville henkilöille.

Yhdistys ylläpitää:

Jäsenrekisteriä Suomen Partiolaisten hallinnoimassa Kuksa -jäsenrekisterissä.
Tämän dokumentin ajantasaisuus tulee tarkistaa ja tarvittaessa päivittää vuosittain aina hallituksen sekä toimihenkilöiden vaihduttua.

Käsiteltävät tiedot ja tietojen käyttötarkoitukset

Lippukunta käsittelee Kuksan kautta jäsentensä ja heidän huoltajien/omaisten tietoja tarvittavaan yhteydenpitoon, tiedottamiseen, maksujen (mm. jäsenmaksun tai retkimaksujen) perimiseksi ja oikean ikäkausiryhmän osoittamiseksi. Käsiteltäviä tietoja ovat mm. nimi, yhteystiedot, osoitetiedot ja syntymäaika.
Kaikkien käsiteltävien tietojen tulee olla tarpeellisia määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Käyttötarkoitusten tulee olla hyväksyttäviä ja tarpeellisia lippukunnan toiminnassa. Käyttötarkoituksia päivitetään tarpeen vaatiessa. Samoin käsiteltävien tietojen tarpeellisuutta käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tulee seurata vuosittain ja tarvittaessa poistaa tarpeettomat tiedot.

Rekisterin käyttöoikeudet

Käyttöoikeuksia rajoitetaan niin, että tietojen katselu- ja käsittelyoikeudet jaetaan vaan yhdistyksen toiminnan kannalta tarpeellisille henkilöille. Jäsenrekisterin käyttöoikeudet on määritetty Suomen Partiolaisten toimesta Kuksa -jäsenrekisterissä.
Käyttöoikeuksien lisäämisestä ja poistamisesta vastaa käyttöoikeuksien määrittämät henkilöt, ensisijaisesti yhdistyksen jäsenrekisterivastaava.

Tietojen elinkaari

Rekistereissä olevaa tietoa säilytetään niin kauan, kun se on toiminnan kannalta tarpeellista. Jäsenrekisterissä tulee olla kaikkien yhdistyksen toiminnassa mukana olevien jäsenten tiedot. Jäsenyyden päättyessä, tiedot tulee poistaa.
Tietojen lisäämisestä ja poistamisesta vastaa käyttöoikeuksien määrittämät henkilöt, ensisijaisesti yhdistyksen jäsenrekisterivastaava.

Tietosuojan tekninen varmistaminen

Tällä hetkellä yhdistyksen jäsenrekisteri säilytetään EU:n tietosuoja-asetusta noudattavan Suomen Partiolaisten Kuksa -jäsenrekisterissä. Pääsy tietoihin on rajoitettu salasanalla ja käyttöoikeuksiin perustuvalla salauksella.

Henkilön oikeus pyytää ja korjata tietonsa

Yksityishenkilöllä on oikeus pyytää yhdistyksen toimesta hänestä tallennetut henkilötiedot. Käytännössä tämä tarkoittaa jäsenrekisterissä olevia tietoja tai sähköpostilistalla olevaa sähköpostiosoitetta. Tarvittaessa pyytäjää voidaan pyytää todistamaan henkilöllisyytensä.
Tiedot tulee luovuttaa ensisijaisesti samassa formaatissa kuin tullut pyyntö. Pyynnön kohtuullinen käsittelyaika on yksi kuukausi.
Vastaavasti henkilöillä on oikeus pyytää tietojensa korjausta. Myös tietojen korjauksen kohtuullinen käsittelyaika on yksi kuukausi.
Tietojen luovutuksesta ja korjauksesta vastaa käyttöoikeuksien määrittämät henkilöt, ensisijaisesti yhdistyksen jäsenrekisterivastaava.
Henkilö pystyy myös tarkastella ja muuttaa itseensä tai huollettavaansa liitettyjä tietoja jäsenrekisteristä.
Tietojen poistamista pystyy pyytämään myös kirjautumalla jäsenrekisteripalveluun ja lähettämällä eropyynnön.